Ablauf einer Personalberatung: So läuft die Besetzung Schritt für Schritt

Der Ablauf einer Personalberatung folgt fünf Schritten: Briefing, Suche mit Direktansprache, Vorauswahl mit persönlichen Interviews, Vorstellung passender Kandidaten und Begleitung bis zur Vertragsunterschrift. Bei AM Concepts dauert eine Besetzung im Schnitt 4 bis 12 Wochen, und ein Honorar fällt nur an, wenn die Stelle tatsächlich besetzt wird. Wenn Sie den Ablauf kennen, wissen Sie genau, wann Ihr Aufwand gefragt ist – und wann nicht.

Was passiert im ersten Gespräch mit der Personalberatung?

Viele Geschäftsführer und Personalverantwortliche zögern vor dem ersten Kontakt, weil sie eine lange Verkaufsrunde oder eine sofortige Verpflichtung erwarten. Beides ist nicht der Fall. Das erste Gespräch dient dazu, Ihre Situation zu verstehen und gemeinsam zu klären, ob eine externe Suche überhaupt sinnvoll ist.

Sie müssen dafür nichts vorbereiten außer einer groben Vorstellung von der Stelle. Konkrete Konditionen besprechen wir offen im Gespräch – ohne versteckte Kosten.

Schritt 1: Briefing – was genau wird gesucht?

Im Briefing entsteht das Fundament der Suche. Eine Stellenbeschreibung allein reicht dafür selten aus. Wir wollen verstehen, was die Position in Ihrem Betrieb wirklich ausmacht.

Typische Fragen im Briefing:

• Welche Aufgaben stehen in den ersten Monaten im Vordergrund?
• Welche fachlichen Kenntnisse sind unverzichtbar, welche lassen sich anlernen?
• Wie ist das Team aufgestellt, und wer wäre direkte Führungskraft?
• Was spricht aus Sicht eines Bewerbers für Ihr Unternehmen?
• Welcher Rahmen ist bei Gehalt, Arbeitszeit und Schichtmodell möglich?

In unseren Gesprächen erleben wir oft, dass sich im Briefing das Profil schärft: Manche Anforderung erweist sich als verzichtbar, andere Punkte wie Teamkultur oder Entwicklungsmöglichkeiten gewinnen an Gewicht. Je ehrlicher das Briefing, desto treffsicherer die Vorschläge.

Schritt 2: Suche und Direktansprache – wie findet die Beratung Kandidaten?

Im produzierenden Mittelstand rund um Rottweil, Tuttlingen, Villingen-Schwenningen und den Zollernalbkreis sind viele gute Fachkräfte fest angestellt und schauen nicht aktiv nach Stellenanzeigen. Deshalb setzen wir neben bestehenden Kontakten vor allem auf Direktansprache.

Dabei sprechen wir geeignete Personen diskret an, stellen die Aufgabe vor und klären ihr Interesse. Ihr Unternehmensname wird dabei erst genannt, wenn Sie es möchten und der Kandidat ernsthaft interessiert ist. So bleibt eine Nachbesetzung auf Wunsch vertraulich – etwa gegenüber Wettbewerbern oder dem eigenen Team.

Für Bewerber ist dieser Weg kostenlos, und ihre Unterlagen gehen nur mit ihrer Zustimmung an Unternehmen. Das schafft Vertrauen und erhöht die Bereitschaft, sich auf ein Gespräch einzulassen.

Schritt 3: Vorauswahl – wer kommt in die engere Wahl?

Bevor Sie einen Lebenslauf sehen, führen wir mit den Kandidaten persönliche Interviews. Wir prüfen fachliche Erfahrung, Motivation für einen Wechsel, Gehaltsvorstellung, Kündigungsfrist und Pendelbereitschaft.

Gerade die letzten Punkte entscheiden oft über Erfolg oder Abbruch – und lassen sich früh klären. Sie erhalten nur Profile, bei denen Fachlichkeit und Rahmenbedingungen zusammenpassen. Ihr Zeitaufwand konzentriert sich damit auf wenige, ernsthafte Gespräche.

Schritt 4: Vorstellung – wie lernen Sie die Kandidaten kennen?

Zu jedem vorgeschlagenen Kandidaten bekommen Sie aussagekräftige Unterlagen und unsere Einschätzung aus dem Interview. Sie entscheiden, wen Sie kennenlernen möchten.

Wir koordinieren die Termine, bereiten beide Seiten auf das Gespräch vor und holen danach Rückmeldungen ein. Wenn ein Kandidat nicht passt, nutzen wir Ihr Feedback, um die Suche nachzuschärfen.

Schritt 5: Begleitung bis zur Unterschrift – was passiert nach dem Gespräch?

Zwischen einem guten Vorstellungsgespräch und einem unterschriebenen Vertrag kann noch einiges passieren: Gegenangebote des aktuellen Arbeitgebers, offene Fragen zum Gehalt oder Zweifel beim Kandidaten. Wir bleiben in dieser Phase im Kontakt mit beiden Seiten und helfen, offene Punkte zu klären.

Erst wenn der Vertrag unterschrieben ist, gilt die Stelle als besetzt – und erst dann fällt unser Honorar an. Mehr zu unserem Angebot finden Sie unter Personalberatung für Unternehmen.

Ihr nächster Schritt

Sie haben eine offene Position, die sich über Anzeigen schwer besetzen lässt? Sprechen Sie uns unverbindlich an – ein kurzes Gespräch reicht, um zu klären, ob und wie wir helfen können. Alle Details finden Sie auf unserer Seite zur Personalberatung, Antworten auf weitere Fragen unter FAQ.